Officemanager (duo functie) (24-32 uur)

Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht zoekt een enthousiaste ervaren Officemanager (duo functie) 

24-32 uur | Breukelen | januari 2026 | maximaal €4.499,-  

Wat ga je doen?  

Als officemanager van Regionaal Archief Noordwest Utrecht, gelegen aan de rand van het historische Breukelen, ben je de steun en toeverlaat van de directeur. Je neemt allerlei administratieve, secretariële, facilitaire en organisatorische taken op je. Het betreft een duobaan waarbij je samen met je collega officemanager zorgdraagt voor een goedlopend kantoor en werkzaamheden afstemt en aan elkaar overdraagt. Veel van je werkzaamheden zijn gericht op een juiste planning, vanwege de dynamiek in onze organisatie zijn er tegelijkertijd ook vaak ad hoc en onvoorspelbare werkzaamheden. Daar weet jij als geen ander goed mee om te gaan. Jouw drive is het ontlasten en ontzorgen van de directeur, je trekt taken en werkzaamheden van nature naar je toe. Je draait je hand niet om voor het regelen van bijeenkomsten en je pakt net zo makkelijk secretariële als financiële werkzaamheden op.

Je werk houdt onder meer het volgende in: 

• Je ondersteunt de directeur bij uiteenlopende secretariële en administratieve werkzaamheden o.a. agendabeheer, correspondentie, notuleren, uitwerken van notities, besluit- en actielijsten, het bewaken van opvolging, telefoonverkeer en verwerken van facturen.  
• Je maakt besluit- en actielijsten van overleggen en verslagen van o.a. bestuurlijke vergaderingen. Ook ben je verantwoordelijk voor het inplannen en uitnodigen, het versturen van en het klaarleggen van de stukken en documenten en facilitaire zaken rondom zo'n overleg.  
• Je biedt facilitaire ondersteuning: denk aan voorraadbeheer, aansturen schoonmaak, meldingen bij storingen, ontvangst van monteurs (soms vanaf 08:00 uur), coördinatie van bestellingen, onderhoud en leveranciers.  
• Je bent in staat om zaken op te pakken als het opstarten en coördineren van nieuwe kleine aanbestedingen ten aanzien van bijvoorbeeld facilitair onderhoud of een nieuwe leverancier voor ons printpapier. 
• Je ondersteunt bij personeelszaken (in- en uitdienst, verzuim, attenties). 
• Je draagt met je collega’s van de studiezaal zorg voor de netheid van het kantoor en publieksruimten en verricht verschillende ondersteunende werkzaamheden voor activiteiten als lezingen en vergaderingen. Incidenteel vinden deze activiteiten plaats in de avond of in het weekend.  
• Je bent flexibel inzetbaar: bij ziekte van een collega schuif je soms aan bij de balie/studiezaal voor telefonische bereikbaarheid.  

Wie ben je?

Je bent een enthousiaste en ervaren officemanager die energie krijgt van organiseren, ontzorgen en schakelen tussen verschillende situaties. Je bent proactief en pragmatisch: je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig en zorgvuldig op. Dankzij je grote verantwoordelijkheidsgevoel werk je secuur en planmatig, zonder het overzicht te verliezen, ook niet wanneer werkzaamheden zich onverwacht aandienen.

In een dynamische werkomgeving voel jij je thuis. Je weet hoofd- en bijzaken snel te onderscheiden en kunt soepel schakelen tussen uiteenlopende taken. Zelfstandig gaat je van nature af, maar ook zelfstandig weet jij uitstekend je weg te vinden. Je bent stressbestendig, beschikt over relativeringsvermogen en blijft vriendelijk en servicegericht, ook wanneer de druk oploopt. Met jouw open houding, communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling ben je een prettige collega en een betrouwbare steun voor de directeur en het team. 

Wat breng je mee? 

• Minimaal MBO-4/ HBO  werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële of management ondersteunende opleiding (bijvoorbeeld Schoevers). 
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie bij voorkeur binnen een kleine of middelgrote bestuurlijke organisatie of culturele organisatie. 
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk 
• Je bent 24-32 uur per week beschikbaar en inzetbaar verdeeld over 3-4 werkdagen van maandag tot en met vrijdag. 
• Bereidheid om volledig om op onze locatie in Breukelen te werken.  
• Je bent in staat tot licht fysiek werk (zoals het verplaatsen van dozen of opbouwen van bijeenkomsten). 
• In het bezit van BHV diploma of bereidheid om deze te behalen.  

Wat bieden wij 

Een leuke en afwisselende baan bij een innoverende organisatie. Het regionaal archief is een kleine organisatie. Iedereen springt wel eens in of bij indien nodig. De (werk)sfeer is open, informeel en vriendelijk. Iedereen staat voor elkaar klaar en helpt waar nodig is.  Samen maken wij het regionaal archief elke dag weer een stukje mooier en beter met onze 18 enthousiaste en betrokken medewerkers en onze 15 gedreven vrijwilligers.  

Het regionaal archief is een gemeenschappelijke regeling waarop de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO Gemeenten) van toepassing is. We bieden goede flexibele arbeidsvoorwaarden, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met jouw wensen. Je start met een tijdelijke aanstelling van 1 jaar voor 24-32 uur per week, met bij wederzijdse tevredenheid uitzicht op verlenging.  Afhankelijk van je kennis, opleiding en ervaring krijg je een passend salaris. Voor deze functie is dat maximaal € 4.499,- bij een volledige werkweek van 36 uur (functieschaal 8, CAO SGO per 1-1-2026). Met het Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van je salaris kun je zelf bepalen hoe en wanneer je je vakantiegeld en je eindejaarsuitkering wilt laten uitbetalen, of dat je het voor vitaliteit wilt inzetten. Daarnaast kennen wij een uitstekende reiskostenvergoedingsregeling voor zowel eigen vervoer als Openbaar Vervoer. 

Wie zijn wij 

Het regionaal archief bewaart en beheert de archieven van de gemeente De Ronde Venen, Stichtse Vecht en de Bilt. Daarnaast bezit het een grote verzameling historische archieven van particulieren, bedrijven, verenigingen en kerken uit de hele streek. Het beheert niet alleen oudere archieven, maar is in navolging van de archiefwet en regelgeving ook toezichthouder van de aangesloten gemeente voor archief en informatiebeheer. Het bestuur van het regionaal archief bestaat uit de twee burgermeesters en een wethouder van de aangesloten gemeenten. De collectie is online toegankelijk en er is in Breukelen een studiezaal voor het doen van onderzoek en het inzien van de bibliotheek. Regelmatig zijn er cursussen, lezingen en tentoonstellingen.

Interesse? 

Herken je je in het profiel? Dan willen we graag met jou in gesprek! Stuur je motivatiebrief en cv naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. Onze vacatures worden geplaatst zonder sluitingsdatum. Geschikte kandidaten nodigen we zo snel mogelijk uit. Je krijgt van ons altijd een reactie. Als onderdeel van de procedure vragen we om twee referenties van vorige werkgevers 

Meer weten? 

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Floor Nagengast, operationeel manager bedrijfsvoering van het Regionaal Archief Noordwest Utrecht. Dat kan telefonisch via (0346) 25 94 25 of stuur een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..  
 
Het Regionaal Archief Noordwest Utrecht onderschrijft de NVP Sollicitatiecode Werving en Selectie. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.